Comment réussir le déménagement des archives ?

Déménager les archives c’est entreprendre une opération délicate pour les entreprises qui doivent s’y mettre. L’opération est encore plus complexe si elles veulent entretemps maintenir leurs activités et ne pas affecter leur productivité tout en minimisant les coûts. Pour y arriver, il faut une organisation méthodique. Voici plus de détails. 

Dresser un inventaire des archives

Avant même de chercher un nouveau lieu pour stocker et préserver les archives, il est nécessaire de les inventorier. Cette tâche est à confier à une personne sérieuse et qui sait comment bien s’organiser pour éviter qu’il y ait des confusions. Il est aussi possible de faire appel à un prestataire expert en gestion des archives et des documents. Il faut noter qu’en fonction du volume des archives de l’entreprise, l’opération peut prendre du temps. Néanmoins, elle permet de déterminer aussi quelle est la taille convenable pour le nouveau lieu de stockage.

Les responsables de l’entreprise peuvent profiter de cette occasion pour identifier les différents documents importants et ceux qui n’ont plus de valeur. Ainsi, ils pourront décider de détruire ces derniers pour ne pas avoir à déplacer des éléments inutiles et encombrer le nouvel espace.

En faisant un inventaire des archives, il est aussi possible de revoir la pertinence du système de classement et donc en cas de lacunes, trouver des solutions.

Trouver un nouveau local pour stocker les archives

Une fois que l’inventaire soit achevé, les responsables de l’entreprise doivent trouver le nouveau lieu de stockage pour les archives. Pour y parvenir, ils doivent voir de près les éléments suivants :

–          la taille du site qui doit convenir au volume des archives,

–          l’accessibilité,

–          la distance entre le lieu et les bureaux de l’entreprise,

–          les caractéristiques du site (il doit répondre aux besoins en matière de stockage d’archives : mobilier de rangement, hygrométrie, température, sécurité, etc.),

Si toutes les conditions sont réunies pour élire le lieu de stockage, il est ensuite possible de penser au déménagement archives Paris.

Le déménagement à proprement parler

Une fois que le lieu soit trouvé et la date de déplacement des archives choisie, l’emballage peut enfin commencer. L’opération consiste à mettre dans des contenants spécifiques ou des cartons chaque document à stocker.

Tous les documents doivent être groupés en fonction de leurs catégories et/ou familles de dossier qui permettent aisément de les identifier. Il faut ensuite mettre des étiquettes ou écrire directement sur les boîtes et les cartons des indications permettant de les reconnaitre au moment du déballage et de la réinstallation. Dans l’idéal, les contenus doivent porter des descriptions claires et faciles à identifier. Il faut aussi tenir un fichier avec la liste de tous les documents qui seront transférés pour faire une vérification à l’arrivée sur le nouveau site. Si ce dernier dispose de plusieurs compartiments ou plusieurs salles, le mieux est de déterminer au préalable quel type de document ou quelle catégorie ira dans quel espace. L’adoption d’un code couleur est efficace pour faciliter l’installation.

Pour le jour J, il faut désigner un responsable qui fera le suivi du déménagement des archives. L’idéal est de garder la personne qui a également fait l’inventaire car elle s’est déjà familiarisée avec les documents divers. Elle peut donc plus aisément identifier toutes les catégories à déplacer. C’est à elle qu’il faut également donner le fichier indiquant quel document ira dans quel compartiment sur le nouveau site. Elle doit aussi accompagner le véhicule pour bien s’assurer qu’il n’y ait pas de perte ou de vol en chemin. Lors du déchargement, elle doit être présente pour faire une vérification et au moment de la réinstallation des documents sur le site également.

Après le déménagement des archives, il faut encore dresser une liste des archives déplacées avec leur emplacement. Cela permet de repérer les documents mal rangés ou manquants. 

Lisez par la suite, comment choisir le meilleur radiateur pour votre maison ?